Правильно применяемая система персонального менеджмента не только помогает менеджеру лучше справляться со своими обязанностями. Главное, что делает такая система - избавляет человека от стресса, связанного с необходимостью держать в голове множество дел одновременно. Стресс, возникающий при попытке удержать всё в голове, усугубляется тем, что с психологической точки зрения перечень неоконченных дел (независимо от установленных сроков) хранится в том отделе мозга, который проецирует всю имеющуюся информацию в настоящее. Это значит, что если вы решили куда-то пойти и напоминание об этом есть только в вашей кратковременной памяти, то какая-то часть вас будет вести себя так, как будто вам постоянно надо туда идти. А это ведет к тому, что если вы там образом запомните два дела, то это автоматически приведет вас к стрессовому состоянию — вы ведь не можете делать два дела одновременно.

Кроме того, ваше подсознание реагирует на "зависшие" дела, как на невыполненные обещания, данные самому себе, что также вызывает внутреннюю тревогу и беспокойство.

Когда вы переносите все ваши тревоги и размышления на бумагу, вы освобождаете ваше сознание от необходимости постоянно помнить о них. Когда вы сортируете ваши задачи, вы принимаете решение о том, предпринять ли какие-то конкретные шаги по ним прямо сейчас, отложить ли "на потом", или перепоручить кому-либо. Такое принятие решений даёт вам контроль над ситуацией. Ощущение контроля усиливается, когда вы вносите сроки исполнения задач в систему автоматического напоминания. А когда вы откладываете дело, но не "в голове", а на бумаге, это уже не рассматривается подсознанием, как нарушение обещания, а скорее, как пересмотр соглашения с самим собой. Кроме того, при сортировке задач часто оказывается, что какие-то из них уже потеряли свою актуальность, а какие-то можно выполнить прямо сейчас. Дэвид Аллен рекомендует сразу завершать дела, если для их выполнения требуется меньше двух минут. Каждая "галочка", поставленная в поле "выполнено" напротив задачи, принесёт вам моральное удовлетворение.

Проделав всё это, вы получите "кристально чистое сознание", свободное для творчества. Вы избавитесь от напряжения, ведь оно, согласно японской поговорке, не ведёт к успеху. Эффективность и расслабленность - вот то состояние, которого может добиться каждый, применяя систему персонального менеджмента. Что бы вы ни делали, вы всегда точно знаете, что именно это вы и должны делать в данный момент. И это делает вас счастливым.

Зачастую психологически сложно сразу реорганизовать свой режим работы, даже если осознаёшь всю пользу, которую такая реорганизация может принести. Поэтому я выскажу ряд рекомендаций, которые помогут поэтапно, без лишних потрясений, сделать работу любого человека более упорядоченной.

1. Возьмите за правило записывать любую мысль, вызывающую у вас беспокойство: идею, которую надо обдумать; задачу, которую нужно выполнить; вопрос, который следует обсудить - всё - и рабочее и личное. Заведите себе для этих целей блокнот с отрывными листами. Пусть он всегда будет при вас. Пусть он будет красивым и удобным, чтобы было приятно всегда иметь его при себе. То же касается авторучки. Каждую мысль я рекомендую записывать на отдельном листе. Так вы всегда будете представлять себе количество несделанного, и в дальнейшем это даст дополнительное преимущество при обработке.

2. Заведите себе хороший ежедневник и записывайте в него назначенные встречи и события с чётко определёнными временными границами.

3. Когда в отрывном блокноте накопится приличное количество записей, выберите время для их сортировки. Разложите листочки на 3 стопки: начать в ближайшее время, сделать как-нибудь потом, справочные материалы. Задачи, потерявшие актуальность, выбросьте в мусорную корзину. Задачи, требующие для исполнения не больше двух минут, выполните сразу же. Переадресуйте задачи, лежащие вне вашей компетенции. Можно сложить их в четвёртую стопку, подписав под каждой задачей имя исполнителя.

4. Время от времени просматривайте стопку (список) задач, отложенных "на потом" и перемещайте наиболее актуальные задачи в список "начать в ближайшее время".

5. Добавьте элементы естественного планирования в процесс сортировки записей. Для этого определите у каждой задачи конечную цель (желаемый результат) и следующий конкретный шаг , приближающий к достижению этой цели. Выпишите задачу в этом формате на клейкий листочек "Post-it" и вклейте его в ежедневник на ту дату, когда вы хотели бы начать. То же самое проделайте с задачами из списка "в ближайшее время". Смело переклеивайте задачи на будущие даты, если чувствуете, что не успеваете, но у вас не должно оставаться ни одного листочка на "прошедших" страницах ежедневника. В случае наличия у задачи крайнего срока исполнения выпишите его на листочек напротив конечной цели.

6. Возьмите за правило разбирать списки дел вне ежедневника раз в неделю. Также хорошо делать еженедельный обзор следующей недели в ежедневнике.

7. Выделите задачи, являющиеся многошаговыми проектами и заведите для них отдельные папки. Справочную информацию по проектам сложите сюда же. При выполнении каждого шага проекта переклеивайте соответствующий листочек из ежедневника на отдельную страницу в папке проекта с указанием даты исполнения.

8. Начните классифицировать ваши проекты, разделив их по вашим жизненным сферам деятельности. Для начала пусть это будет хотя бы деление на "профессиональное" и "личное". В соответствии с классификацией сгруппируйте папки проектов и нанесите на них соответствующие метки. Лучше, если профессиональные проекты будут храниться на работе, а личные - дома. А ежедневник и блокнот - всегда под рукой.

9. Начните планировать ваши проекты. Разбейте каждый проект на отдельные задачи и назначьте примерные сроки. Постройте план-графики. Изменения (сдвиги) в планах отмечайте маркером, завершённые задачи вклеивайте в план-график по фактической дате исполнения.

10. Начните отмечать в ежедневнике время, затраченное на выполнение запланированных и незапланированных дел. Можно делать это разной штриховкой на полях временной сетки на соответствующих интервалах. В дальнейшем это поможет вам проанализировать структуру временных затрат и утечек времени. "Осознаваемые" утечки времени (ожидание в очередях, поездки и т.п.) также желательно отмечать.

11. Заведите в ежедневнике несколько страниц под контексты, и вклеивайте туда задачи, которые удобно выполнить "при случае" (кайросы). Планируя в ежедневнике встречи и поездки, просматривайте соответствующие контексты и переклеивайте находящиеся там задачи.

Если вы дошли до этого этапа, вы уже многое сделали на пути организации собственной жизни. Для дальнейшего развития целесообразно ознакомиться с одной или несколькими системами персонального менеджмента и выбрать ту, которая покажется вам наиболее подходящей. Я остановил свой выбор на GTD, но, может быть, вы сумеете найти и получше.

Безусловно, вся эта система будет превосходно работать и в электронном варианте. Если для вас компьютерные технологии не являются чем-то далёким от реальной жизни, то я рекомендую в качестве ежедневника и планировщика задач использовать программу MS Outlook, а справочные материалы по проектам организовывать при помощи MS OneNote.

Но ручка и блокнот всё равно должны быть под рукой ;)

Оригинал статьи: Как разобраться с делами.
Автор: Denix Prynkov.